О предоставлении работнику связанных с работой документов
Рассмотрим в публикации вопрос, связанный с предоставлением работнику копий документов, которые относятся к его трудовой деятельности.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из ведущейся работодателем трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ).
В этом случае работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ): в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом; в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Кроме того, в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При этом необходимо учитывать, что из формулировки ст. 62 ТК РФ, предусматривающей обязанность выдать копию приказа об увольнении с работы в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а также судебной практики следует, что право на получение копий документов, связанных с работой, имеют как действующие, так и бывшие работники организации. Суды приходят к выводу, что по смыслу ст. 62 ТК РФ правом получения копий документов, связанных с работой, по заявлению также обладают и работники, с которыми трудовой договор был расторгнут. Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения. При этом необходимо учитывать срок хранения кадровых документов в организации.
Таким образом, в ТК РФ закреплены безусловное право работника на основании заявления требовать от работодателя представления копий документов, связанных с работой, а также безусловная обязанность работодателя такие копии работнику представить, не требуя от работника подтверждения необходимости получения этих документов. Возможные условия локального нормативного акта организации о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются работникам только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие копии, ухудшает положение работников данной организации по сравнению с ТК РФ и, следовательно, такое условие неправомерно.
При выдаче на бумажном носителе копий документов, связанных с работой, можно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (далее — Указ № 9779-X). Организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (п. 1 Указа № 9779-X). Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97–2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Стоит учесть, что при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).
Рассмотрим еще один важный вопрос. Возможно ли вопрос о выдаче работнику копий ЛНА в целях ст. 62 ТК РФ разрешать работодателю по своему усмотрению и не направлять копии ЛНА, а работнику указать на существующую возможность ознакомления с ними в установленном порядке?
Работодатель по письменному заявлению работника должен представить работнику копии документов, содержащих персональную информацию о нем. Вопрос о выдаче работнику копий ЛНА работодатель разрешает по своему усмотрению, он не обязан направлять копии ЛНА и вправе указать работнику на существующую возможность ознакомления с ними в установленном порядке.
Вместе с тем в случае ведения работодателем электронного кадрового документооборота он, как правило, направляет копии ЛНА для ознакомления работников в электронном виде в порядке, им установленном в соответствующем ЛНА.
Обоснуем. Статья 22 Трудового кодекса РФ к правам работодателя относит принятие локальных нормативных актов, а к основным обязанностям — ознакомление работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме на работу (до подписания трудового договора) ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Однако обязанности представить работнику копии этого документа законодательство не содержит. Таким образом, локальные нормативные акты организации, коллективный договор — это внутренние документы, которые регулируют нормы трудового права в конкретной организации, носящие общий или специальный характер, и распространяются на весь коллектив организации или отдельные категории лиц.
Для работника локальные нормативные акты работодателя, коллективный договор относятся к общим условиям найма и определяют содержание трудовых обязанностей в дополнение к требованиям трудового договора. Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).
Из указанной нормы следует, что работодатель должен представить работнику копии документов, содержащих персональную информацию о нем.
При этом с коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащим нормы трудового права (например, положение о системах оплаты труда, о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, положение о неразглашении конфиденциальной информации и т. д.), в том числе в случае внесения в них изменений в установленном законодательством порядке, работодатель обязан только ознакомить работника под подпись. В дальнейшем по требованию работника работодатель обязан предоставить возможность повторного ознакомления с локальными нормативными актами, коллективным договором. Следует отметить, что 22.11.2021 вступил в силу Федеральный закон N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Ведение электронного документооборота является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, а также перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот. Требования ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ применяются к тем документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Также следует обратить внимание, что электронный документооборот в сфере трудовых отношений применяется к тем документам, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно в соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. В силу ст. ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Отмечаем, что электронный документооборот изменил лишь форму ведения документооборота, не исключая из норм трудового законодательства действующей в настоящее время обязанности работодателя по оформлению определенных документов, связанных с работой, на бумажном носителе или ознакомлению с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.
Также в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ, работодателем утверждается порядок осуществления электронного документооборота (ч. 2 и 3 ст. 22.2 ТК РФ). В случаях, когда трудовым законодательством предусмотрено ознакомление работника с ЛНА под подпись, при ведении электронного документооборота ознакомление считается исполненным при наличии соответствующего вида электронной подписи. Соответственно, при электронном ознакомлении работника с ЛНА у работника есть возможность сохранения его электронного образа при необходимости.