Как сделать родительские чаты удобнее
22 лайфхака для модератора и учителя
Эти лайфхаки и подсказки могут сделать родительские чаты значительно удобнее. Они подойдут не всем чатам и не во всех ситуациях, но вы можете адаптировать их под свои задачи.
- Создать отдельный канал, в котором информация публикуется только модераторами.
В таком случае важные объявления не будут перемешиваться с обсуждениями. А родители, у которых нет времени на дискуссии, смогут заходить только в этот канал и получать информацию из него.
- Создать отдельный чат для флуда
Если для родителей очень важно неформальное общение, то чтобы не засорять основной чат, можно создать отдельный чат, где будут уместны и шутки, и рекламные объявления, и открытки.
- Называть чат информативно
Если назвать группу «Родительский чат», то участники, у которых несколько детей, могут путаться. Поэтому лучше выбрать ясное название, например, «Родители 5А».
- Закреплять важные сообщения в шапке профиля
Так важная информация не будет теряться, и родители будут меньше переспрашивать о том, что уже публиковалось. При этом важно регулярно просматривать закрепы и откреплять уже неактуальные сообщения.
- В закрепленных сообщениях опубликовать список всех детей с именами родителей и контактами
Тогда любой родитель может найти нужного участника и написать ему в ЛС. Такой список поможет ориентироваться, если профили родителей в мессенджере названы непонятно.
- Собирать всю важную информацию на отдельных страницах (например, в гугл-таблицах, на яндекс диске), а ссылки на них закреплять в шапке чата
Это позволит вам структурировать информацию, оперативно обновлять ее в режиме реального времени и всегда отсылать родителей к нужным файлам и папкам. Это может быть отчет о расходовании общего бюджета, план ближайших мероприятий, список дней рождения детей, контакты родителей, распределение по школьным кружкам и т.д.
- Прежде чем публиковать информацию в чате, убедитесь, что там нет чувствительных данных
Это важно, чтобы не повторить кейс университета в Астане, который в открытый доступ опубликовал данные гинекологического осмотра студенток.
- Максимально ясно описывать, какую реакцию ожидаете
«Поставьте реакцию», «Проголосуйте», «Напишите в ЛС», «Заполните форму», «При отправке перевода подпишите, от кого он, и не сбрасывайте в чат чеки», «Если вы не идете, то просто проигнорируйте это сообщение» и т.д. Чем яснее инструкция, тем больше вероятность, что родители ее выполнят.
- Проводить опросы для того, чтобы узнать мнение большинства
Это позволит минимизировать дискуссии и информационный шум. Опрос можно проводить при помощи специальной функции в мессенджере или встроенных реакций. Тогда в сообщении можно написать: «Поставьте 👍 те, кто за, и 👎 – те, кто против».
- Сразу выбирать, когда нужны анонимные опросы, а когда нет
Если важно, чтобы люди не боялись сказать правду, то можно собирать ответы анонимно. А если важно понять, кто именно не придет завтра на экскурсию, то лучше сразу создавать неанонимный опрос, чтобы потом не пришлось задавать повторный вопрос. Имейте в виду, что вотсап не позволяет делать опрос анонимно.
- Добавлять вариант «Не знаю» или «Все равно» в опросы
Тогда в опросах будет принимать участие больше людей (в том числе и неопределившиеся). А те, кому все равно, не будут влиять на результат лишь потому, что вынуждены были выбрать хоть какой-то из предложенных вариантов.
- Собирать данные через специальные сервисы
Например, если нужно узнать дату рождения, номер телефона или какую-то еще информацию, удобно использовать сервисы для сбора анкет. Например, гугл-формы или яндекс-формы. Тогда участники не будут видеть ответы друг друга, а у модератора сразу будет готовая таблица со всеми данными.
- Указывать дедлайн для голосований и опросов
Родители могут игнорировать вопрос, если не понимают, как срочно надо ответить. Или, наоборот, возмущаться, что их мнение не учли, если они отправили свой ответ слишком поздно. Чтобы этого не происходило, удобно указывать дату, до которой ведется сбор информации.
- Указывать, что вопрос решен
Если какой-то вопрос уже решен, то стоит обновить сообщение и дописать обновление прямо в тексте или опубликовать отдельное сообщение о том, что вопрос снят: решение принято, желающие нашлись, информация найдена. Это поможет не тратить время на сообщения тех, кто будет читать чат позже.
- Писать резюме после длинного обсуждения
Если в чате долго дискутировали, то полезно зафиксировать отдельным сообщением принятые решения. Это позволит резюмировать дискуссию и убедиться, что все правильно поняли, каков итог обсуждения.
- Установить разбивку на темы в группе в телеграме
Это позволит структурировать обсуждение. А участники, которым не удобна разбивка на группы, могут в меню выбрать, в каком формате представлять поток чата: разбивая на темы или не разбивая.
- Установить график работы чата
Можно договориться, в какое время допустимо писать в чат. Это поможет сократить ночные обсуждения и может немного дисциплинировать участников.
- Важные сообщения начинать с темы
Так участникам будет легче увидеть важное сообщение в потоке чата и заметить его среди уведомлений. И в закрепе такие сообщения будут удобнее: начало сообщение «Собрание 25 сентября» лучше, чем «Уважаемые родители! Прошу вас принять во внимание важ…».
- Дублировать важные объявления картинкой
Картинки более заметны, чем текстовое сообщение в потоке чата. Поэтому для самых важных сообщений можно создавать графическое оформление. Если верстать сложно, то можно делать скриншот из блокнота в телефоне.
- Не выкладывать все новости одновременно, решать вопросы постепенно
Задавать новые темы только после того, как закончили с обсуждением предыдущей. Например, сегодня объявили про фотосессию, собираем желающих два дня. И только потом обсуждаем костюмы к празднику, а не одновременно два дела. Так путаницы будет меньше.
- Отключать возможность писать сообщения в пик конфликта
Если в чате разворачивается неконструктивный конфликт, и родители чрезмерно возбуждены, можно включить режим тишины, пока эмоции не улягутся.
- Напоминать о правилах
Если кто-то нарушил правило, и его не поправили, то остальные начинают принимать такое поведение за норму. Например, если вы попросили присылать чеки в личные сообщения, а кто-то один сбросит чек в групповой чат, то, скорее всего, все остальные тоже начнут сбрасывать чеки в общую группу. Поэтому модератору после первого же нарушения стоит напомнить, что чеки принимаются в ЛС.