Внутренние коммуникации: как достичь единства в школьном коллективе
Пандемия серьезно изменила расстановку сил на рынке образования. За последний год спрос на сотрудников в этой сфере рекордно вырос: в мае 2021 года вакансий учителей было на 264 процентов больше, чем годом ранее. Сформировался «рынок кандидата»: соискатели выбирают из нескольких предложений лучшее, а решение о смене места, на котором что-то не устраивает, принимают быстро. Кроме того, режим дистанционной работы нарушил существующие связи внутри организаций, и часть педагогов, например, ушла в репетиторство и EdTech.
Если преподавателям — не всем, но многим — перемены принесли свободу выбора и мобильность, то образовательные организации оказались в уязвимой позиции. Школе, например, критично остаться без учителя в середине учебного год. Возникла необходимость в инструменте, который упрочит связь между руководством и сотрудниками. Этот инструмент — внутренние коммуникации.
Для чего нужны внутренние коммуникации
По данным исследования McKinsey& Co, с апреля 2021 года добровольно ушли с работы более 15 миллионов сотрудников американских компаний. Повышение зарплаты их не остановило — «великое увольнение» было вызвано иными причинами. Опрошенные упоминали, что в компании их не ценят и они давно перестали ощущать связь с организацией.
За последние два года многие сотрудники испытали на себе стресс смены модели повседневного труда. Им пришлось быстро осваивать работу в режиме дистанта/гибрида и решать связанные с ней задачи: организовывать свое рабочее место дома, договариваться с домашними, учиться по-новому выстраивать свой график. Кроме того, не забывать о важности регулярной физической нагрузки, психологической разрядки, соблюдать баланс жизни и работы и распорядок дня всей семьи.
Если работодатель регулярно не уделяет внимания сотрудникам, которые работают удаленно, есть риск, что чувство принадлежности к организации у них снизится. Ведь для продуктивной работы им не только важно понимать, каких результатов ждет от них руководство. Людям хочется, чтобы ими интересовались как личностями, отмечали профессиональный рост и успехи, вознаграждали. Руководство, в свою очередь, заинтересовано в работниках, которые ассоциируют себя с организацией и относятся к работе с высокой долей ответственности, прикладывают усилия к тому, чтобы добиться лучших результатов.
Внутренние коммуникации — это инструмент, который обеспечивает диалог руководителей и сотрудников в деловом поле: обмен идеями, планами, решениями. Они помогают решать следующие задачи:
- рассказывать о текущих событиях в компании и планах руководства;
- освещать вопросы, которые интересуют сотрудников и администрацию;
- задавать и поддерживать стандарты качества работы;
- сплачивать коллектив;
- отмечать успехи, выражать признание, воодушевлять;
- формировать образ компании на основе ее миссии и целей.
Внутренняя коммуникация не выходит за пределы организации, то есть направлена исключительно на сотрудников, однако то, что сотрудники узнают, они прямо или косвенно транслируют во внешний мир. По сути так формируется имидж работодателя.
Основные каналы внутренних коммуникаций — это индивидуальные и групповые встречи сотрудников с руководством, которые администрация проводит в доброжелательном ключе, с фокусом на будущем.
Личные встречи руководителей с сотрудниками не может заменить ни одно прекрасно сформулированное сообщение в электронной рассылке или на стенде в холле.
Однако встречи полезно дополнять текстовыми и визуальными форматами:
- газета;
- рассылка по электронной почте;
- стенд в холле;
- ящик обратной связи;
- плакаты.
В рассылки, газету, дайджест следует включать полезные статьи, интервью сотрудников, личные истории, очерки и репортажи об организации. Сообщать о новостях и нововведениях удобно с помощью презентаций с инфографикой, видеороликов — обращения директора, руководителей подразделений.
Для «здоровья» организации необходим канал обратной связи с сотрудниками, чтобы четко понимать, что их волнует, с какими проблемами они сталкиваются, давать им возможность задавать вопросы и получать на них ответ. Полезно регулярно выражать благодарность работникам за их труд и достигнутые цели.
Для организации важно, чтобы коллектив мог сразу и полностью понять все смыслы сообщения руководства, без побочных интерпретаций. Если аудитория не считывает сообщения — значит, семантический шум сформировал у автора и получателя разные смыслы. Поэтому «говорить» с работниками нужно на понятном им языке о близких им явлениях. Например: «Мы понимаем, как вам непросто было в последний год, поэтому предлагаем поддержку. Давайте обсудим совместно, как и в какой форме она будет наиболее востребована». Такое обращение показывает сотрудникам, что администрация заинтересована в их благополучии, вдохновляет на дальнейшую работу.
Польза внутренних коммуникаций
Если система внутренних коммуникаций предоставляет регулярную, полную, достоверную и своевременную информацию о жизни организации, сотрудники будут опираться на нее, а не на слухи и альтернативные источники. Например, когда работник слышит по телевизору новость о локдауне, необходимо, чтобы его компания объяснила, каким будет порядок работы в новых условиях, что будет с графиком и оплатой труда.
Хорошо выстроенная коммуникация делает организацию ближе, понятнее для ее сотрудников. Она дает повод гордиться причастностью к ее процессам, ощущать собственную ценность. В такой среде индивидуальная продуктивность повышается, ведь коллектив связывает с организацией свое будущее и заинтересован в том, чтобы она процветала.
Директор Сургутского нефтяного техникума Надежда Еговцева считает необходимым больше внимания уделять здоровому общению в коллективе:
«Рабочие проблемы мы обсуждаем на планерках, которые проходят по графику. Неформальное общение — это другое, его нельзя распланировать, но помнить про него важно. Я всегда интересуюсь, как дела и настроение у сотрудников, что нового. Мы организуем мероприятия, многие из которых, предлагают сами учителя — например, мастер-класс по приготовлению блюд для новогоднего стола. Ежегодно проводим праздник межнациональных культур с участием студентов и преподавателей.
В последнее время очень мало внимания уделяется личности педагога: мы загружены работой, отчетами и часто отдаляемся от человека, его особенностей, внутреннего мира. Но если обращать на это внимание, то формируется совсем другая атмосфера в коллективе».
Полезное действие внутренних коммуникаций отличается в зависимости от текущего стажа работника в компании.
- Новичкам они помогают:
- быстрее адаптироваться в коллективе;
- лучше узнать организацию и законы, по которым она существует;
- понять, к кому обратиться, столкнувшись с трудностями;
- ощутить причастность к значимой группе коллег.
Молодым сотрудникам важны беседы с директором, регулярная обратная связь от руководителя/завуча, если речь идет о школе. Им можно рассказать о программе наставничества (если такая есть), областях знания и специализации коллег, доступных бонусах
- Тем, кто работает один–три года, внутренние коммуникации нужны, чтобы со временем выйти на уровень эффективности, сфокусироваться на личном прогрессе и отслеживать его результаты.
Эти сотрудники уже вошли в ритм работы и уже почти освоились, но все еще нуждаются в поддержке и советах более опытных коллег. Им важно внутреннее сообщество, к которому можно обратиться с профессиональными сомнениями или поделиться наработками, представить новые решения.
- Люди, работающие в организации пять и более лет, достигнув весьма высоких результатов, часто страдают от профессионального выгорания или «синдрома самозванца» — не верят в себя и опасаются собственной некомпетентности. Коммуникация с руководством позволяет им удостовериться, что достижения и успехи не остались незамеченными. Кроме того, для них важна возможность делиться своим опытом и экспертизой с молодыми коллегами.
Так, в частной школе, которой руководит Ольга Вихрова (г. Псков), для получения обратной связи и обмена опытом создали специальную сетку открытых занятий. Педагоги обязательно проводят такой урок раз в месяц и посещают два урока коллег. После занятия оставляют отзывы:
«Так мы формируем копилку обратной связи: становится понятно, что устроено хорошо, где есть проблемы, что нужно улучшить — это важно не только для новичков, но и для сотрудников с опытом», — говорит Ольга.
Внутренние коммуникации позволяют выделить различные роли сотрудников на уровне организации, интерпретировать и наполнить смыслом каждую. Этот инструмент сплачивает коллектив и удовлетворяет его базовые потребности. В компаниях, где система внутренних коммуникаций налажена хорошо, текучка кадров сведена к минимуму, а руководство и сотрудники выполняют единые задачи, обеспечивая процветание общего дела и личностный рост.